У своїй папці "Вхідні" у мене більше 3000 непрочитаних повідомлень. Напевно, я навмисно дозволив моїй поштовій скриньці накопичувати ці електронні листи, щоб написати цю статтю. Протягом двох годин я пішов з 3000 до майже 400, використовуючи метод, який я наведу нижче.

Я ще маю деякий час, щоб перейти до "вхідних нуль". Що це таке, ви запитаєте? Inbox Zero - це підхід до управління електронною поштою, який спрямований на збереження вашої поштової скриньки як можна ближче до нуля.

У подкасті Doughroller (DR 133) ми розкрили стратегію керування тисячами електронних листів, що надходять до кількох електронних поштових скриньок Doughroller. Завдяки систематичному перегляду поштової скриньки, скасування підписки на інформаційні бюлетені та архівації, відповіді та видалення окремих повідомлень, тістого ролика врешті-решт потрапляє до поточної папки Inbox Zero.

Моя особиста мета - Inbox 50, і я можу зробити це протягом найближчих кількох днів. Ось як це зробити:

Додатки Google для лабораторій і сторонніх розробників Gmail

Перший крок - переконатися, що ви можете переходити в Gmail. Ви можете переглянути відео, щоб стати Gmail Ninja, ознайомитися з 15 Gmail Productivity Hacks або здійснити 13 Gmail Hacks, які НЕЗАЛЕЖНО максимально збільшать вашу продуктивність, щоб краще дізнатися про використання Gmail.

Навіть при належному тренінгу проблема полягає в тому, що Gmail постійно змінюється. Багато експериментальних функцій Gmail Google Labs стають стандартними функціями. Оскільки Google розвиває та застосовує нові можливості, вона також перетворює деякі незалежні доповнення застарілими.

Нижче наведено кілька прикладів функцій, які колись були експериментальними або потребували сторонніх надбудов:

  • Попередній перегляд документів, колись функція Google Labs, тепер дозволяє переглядати документи, перш ніж завантажувати їх.

  • Надіслати та архівувати електронні листи, ще одна колишня функція Google Labs, дозволяє відправляти електронне повідомлення та архівувати його одночасно.

  • Відкладений, колись додатковий компонент, використовується в папці "Вхідні", щоб нагадувати про необхідність вживати заходів щодо певного електронного листа пізнішої дати або часу.

  • У Gmail тепер є простий у використанні функція скасування підписки на один клік для більшості інформаційних бюлетенів. Є такі послуги, як Unroll.me, які легко скасувати підписку на інформаційні бюлетені, але що простіше, ніж один клік?

Gmail постійно випускає нові функції, а нові надбудови та інтеграції сторонніх розробників Gmail постійно розробляються. Через це може бути заплутано просто переходити до самих новітніх змін у Gmail, не кажучи вже про те, який третій сторонний додаток допоможе вам краще зайти в Inbox Zero. У цій статті я покажу вам мою версію того, як реалізувати стратегію "Вхідні нуля" Роба Бергера, використовуючи лише останні функції Google (станом на липень 2016 року).

Моя стратегія Inbox Zero використовуватиме як Gmail, так і Вхідні, які мають однакову папку "Вхідні". Подумайте про це, як два способи переглянути вашу адресу електронної пошти:

Gmail - це просто ваша електронна пошта.

Вхідні (від Google) - це платформа продуктивності, яка з'єднує вашу електронну пошту з нотатками, нагадуваннями та календарем.

  • По суті, Google займає дуже схожий продукт GTD Productivity.
  • Це змінює ваш стиль електронної пошти, перетворюючи електронні листи на завдання.
  • Ви можете відкласти свої повідомлення електронною поштою, відкладаючи їх.
  • Він з'єднується з вашими мобільними пристроями, щоб автоматично сповіщати вас про відкладений рейс у вашому електронному листі або відстрочене нагадування.
  • Чим більше ви взаємодієте з ним, тим більше він дізнається про вас і тим корисніше стає.

Як досягти нуля вхідних повідомлень за допомогою Gmail та Inbox

1. Призначте час для електронної пошти. Якщо ви отримуєте великий обсяг електронних листів, ви можете легко їх поховати, якщо ви не присвятите потрібну кількість часу для перегляду ваших повідомлень. Плануйте відповідно до вашого обсягу електронної пошти.

2. Відмовитися від підписки на інформаційні бюлетені. У Gmail тепер є проста у використанні функція скасування підписки. Якщо ви використовуєте папку "Вхідні" за умовчанням Gmail, більшість ваших інформаційних бюлетенів електронної пошти буде в папці "Акції". Натисніть на унікальні інформаційні бюлетені, на які ви хочете скасувати підписку, і натисніть кнопку Відписатися (іноді може знадобитися натиснути посилання, наведене в електронному листі). Вам потрібно це зробити лише раз на інформаційний бюлетень і не турбуйтеся про їх видалення (ми розглянемо це на кроці 4).

3. Робота з пакетами в папці "Вхідні Google"

Вхідні Google автоматично розсилають електронну пошту точно так само, як папка "Вхідні" за умовчанням Gmail, використовуючи "Соцмережі", "Оновлення", "Просування" та "Форуми". Ці та інші категорії "Вхідні" за замовчуванням складають основну частину поштової скриньки кожного користувача та поділяють їх таким чином у папці "Вхідні" Google, що дозволяє легко керувати та переглядати електронні листи за допомогою групування.

Переходьте до кожного пакета, і для кожного повідомлення виконайте одну з наступних дій:

  1. Пропустіть небажані електронні листи в пакеті та перейдіть до наступного електронного листа (ми їх будемо видаляти пізніше).
  2. Один Touch: Відповісти та / або Перевірити. Спробуйте торкнутися кожного повідомлення лише один раз.
  1. Відповісти та перевірити Якщо ви можете негайно відповісти, виконайте це. Клацніть чек після того, як його буде надіслано для архівування.
  2. Перевірте Якщо електронним листом є останній крок у запиті чи дії, наприклад, квитанція про доставлений пакет, позначте як виконане, натиснувши чек.
  1. Зберегти пізніше: перемістити, закріпити або відкласти. Якщо ви не можете вирішити електронний лист одним натисненням, це ваші інші варіанти:
  1. Перемістіть до іншого пакета для того, щоб ви могли звернутися пізніше.

  2. Закріпіть найважливіші повідомлення електронної пошти.

  3. Відкласти, щоб нагадати вам, чи потрібно вживати заходів на адресу електронної пошти пізніше.

4. Nuke Your Bundle у папці "Вхідні". Це моя улюблена частина.Коли ви відповів, перевірили, перемістили, прикріпили або відклали всі важливі електронні листи в пакеті, натисніть "Кошик", щоб видалити решту. Повторіть кроки 3 та 4 для кожного пакета. Це невелика перемога кожен раз!

5. Узагальнення окремих електронних листів у Gmail. Тепер ви можете отримати доступ до можливостей пошуку, створення етикетки та застосування фільтрів в одному простому для користувача вікні пошуку в Gmail. Створюючи відфільтровані етикетки, ви можете легко перетворити їх у пакети в папці "Вхідні Google". Ось як це зробити:

  1. Основний пошук - Ви можете здійснювати пошук безпосередньо з поля, використовуючи оператори пошуку. Я віддаю перевагу користуватися більш керованим "Показати параметри пошуку"

  2. Розширений пошук. У параметрах пошуку ви можете використовувати більш конкретні критерії пошуку.

Цей пошук знайде будь-який електронний лист новин DoughRoller, який містить інформацію про кредитні картки чи розподіл активів.

  1. Найбільш корисними параметрами, які можна використовувати для пошуку через електронну пошту, є:
  1. Цитати дозволять вам шукати фрази
  2. Коми для пошуку всіх слів або фраз. Приклад: яблука, банани, морква призведуть до електронних листів, що містять всі перераховані продукти.
  3. Вертикальні смуги "| "(Зазвичай над клавішею Enter) буде шукати будь-які слова або фрази. Вертикальні смуги не працюють у розділі "Не має". У цьому прикладі буде знайдено будь-який електронний лист, надісланий від найближчої родини.

  1. Фільтри. Ви можете легко створювати фільтри з вашого пошуку. Обов'язково застосуйте мітку для критеріїв пошуку.

  1. Будьте обережні з фільтрами, які пропускають папку "Вхідні". Ви не отримаєте сповіщення на своєму телефоні чи веб-переглядачі. Для електронних листів від моїх друзів, родичів або колег я негайно налаштував Архівувати, оскільки ці папки постійно контролюються.
  1. Етикетки Система міток Gmail - це його версія папок. Створюйте нові мітки безпосередньо в параметрах пошуку, одночасно створюючи фільтр.

  1. Не ходи з розуму з наклейками! Спробуйте "з'єднати" ваші найчастіше отримані листи з невеликою, керованою кількістю міток. Приклади: Сім'я, Церковна група, Боулінг Команда.
  1. Перетворіть свої мітки у групи в папці "Вхідні Google". Увімкнувши фільтри в розшарування, ви можете легко повторити кроки 3-4 для всіх ваших нещодавно створених пакетів.

6. Індивідуальні електронні листи - Відповісти, Архівувати, Позначити як спам або Видалити. Найшвидший спосіб адреси електронної пошти, який не ввійшов у комплект, - це використання ярликів Gmail, які працюють у будь-якому відкритому повідомленні електронної пошти, використовуючи Gmail або Вхідні. Дізнайтеся ці чотири важливих ярлика:

  1. Відповідь "r" на теми чи проблеми, що залишаються невирішеними, і може вимагати подальшої уваги.
  2. Архівувати "e" або Відповісти та архівувати (без ярлика). Електронні листи, які не потребують подальшої уваги.
  3. Видалити "#" (Shift + 3). Видаліть небажані електронні листи.
  4. Спам "! "(Shift +1). Чим більше спаму ви помітите, тим більше Google дізнається, що таке не спам.

Поради

  • Якщо у вас є пристрій Android, скористайтеся додатком Google Асистент, щоб автоматично отримувати сповіщення про сповіщення вхідних та багато іншого!
  • Щоб легко переключатися між Gmail і Inbox, зніміть прапорець біля цієї функції в налаштуваннях Inbox.

  • Gmail
  • Обов'язково активуйте комбінації клавіш і відповідіть та архівувати в налаштуваннях Gmail.
  • Об'єднайте кілька облікових записів електронної пошти в одній поштовій скриньці Gmail. Для більшості користувачів з двома-трьома обліковими записами поєднання електронних листів у одну папку "Вхідні" - це чудова ідея!
  • Розширені користувачі. Використовуйте папку "Пріоритетні" в Gmail. Оскільки Inbox автоматично поширюється на категорії, немає сенсу використовувати резервну папку Gmail за замовчуванням.
  • Мій улюблений фільтр позначатиме будь-яке повідомлення електронною поштою за допомогою слів Google Checkout, замовлення або транзакції як квитанції

  • Ви можете легко колірувати кодування своїх міток, натиснувши квадрат поруч із мітками та вибравши колір.

  • Google Inbox
  • Ознайомтеся з цією чіти Sheet Inbox
  • Оскільки Inbox - це динамічний веб-сайт, він змінюється відповідно до розміру та роздільної здатності монітора. Рекомендую використовувати 20-дюймовий або більше монітор із щонайменше 1080 пікселів, щоб зручно користуватися.
  • Турбуйся вільно nuking Якщо ви випадково удалите вашу групу, ви можете скасувати його внизу ліворуч.

  • Оскільки DoughRoller торгує з тисячами електронних листів одночасно, по електронній пошті це найповільніший спосіб отримати особисту пораду та поради щодо фінансування. Якщо ви хочете отримати більш швидку відповідь, приєднуйтесь до нашої групи Facebook, щоб швидко ввести своє запитання, а не надіслати нам електронною поштою безпосередньо.

Google Inbox - майбутнє електронної пошти. Чим більше ви використовуєте це, тим більше він дізнається, як ви використовуєте його, і тим більше він адаптується до вас. У найближчому майбутньому фільтри для електронних листів, що входять до складу, більше не будуть створені вручну. Вхідні просто "вивчать", які електронні листи будуть групуватися разом. До цього часу, використовуйте цей посібник, щоб допомогти вам отримати та зберегти вас у Inbox Zero.

Коментарі На Сайті: