Перетворіть Gmail на м'яку, середню продуктивність машини з цими 15 порадами, трюками та інструментами

Багато малих підприємств використовують Gmail для своїх потреб електронної пошти. Це те, що я зробив протягом останніх двох років. І, звичайно, майже кожен має особистий обліковий запис Gmail.

Однак, коли я вперше почав користуватися Gmail, я здивувався, наскільки це складно. Електронна пошта, яку я знала, яку я отримав лише день тому, здавалася прихованою. І вони, як це пов'язано з електронною поштою, можуть бути дуже заплутаними (принаймні, до цього старого хлопця).

На щастя, існує цілий ряд порад та інструментів для підвищення продуктивності роботи Gmail. Хоча цей список зосереджується на електронних вимогах малого бізнесу, кожен може скористатися цими ресурсами.

Особливості G-Mail, які ви повинні використовувати

1. Етикетки: Система міток Gmail - це його версія папок. Але замість того, щоб перетягувати електронні листи в певну папку, ви можете просто "помістити" це. За допомогою цієї функції ви можете призначити електронне повідомлення одному або декількома мітками, тому він пропонує вам більшу гнучкість щодо варіантів сортування. Наприклад, якщо у вас є електронний лист від вашого начальника, пов'язаний із певним клієнтом, ви можете позначати його як під керівництвом вашого, так і з вашого клієнта. Якщо вам потрібно побачити електронні листи від вашого начальника, цей конкретний електронний лист з'явиться з усіма іншими від нього. Те саме відбувається, коли ви шукаєте електронні листи від клієнта. Мітки також можуть бути додані до електронної пошти, яку ви пишете у папці "Надіслані" або "Чернетки".

2. Пошукові оператори: Однією з речей, які можуть полегшити ваше життя під час використання Gmail, є те, що у вас є потужний інструмент пошуку, який можна використовувати для пошуку електронної пошти. Ознайомтеся з операторами пошуку, такими як :,,, тема :, або, і має: вкладення, щоб легко знайти те, що ви шукаєте. Повний список цих пошукових операторів можна знайти тут.

3. Пріоритетні вхідні повідомлення: Вхідні-пріоритети показують, які повідомлення електронної пошти важливі для вас. Коли справа доходить до цього, Google фактично робить більшу частину роботи для вас, оскільки вона використовує алгоритм, який записує звичайно читані електронні листи та ті, що ви позначили зірочкою. Я знайшов, що Gmail потребує деякого часу для вивчення ваших уподобань. Але як тільки це станеться, ця функція дуже зручна.

4. Фільтри: Завжди створюйте фільтри, які допоможуть вам автоматизувати завдання. Наприклад, ви можете миттєво пересилати електронні листи, що надходять з певної адреси електронної пошти, до іншої поштової скриньки. Або ви можете надсилати всі підписані бюлетені безпосередньо до архівів, щоб вони не захаращували вашу поштову скриньку, дозволяючи вам прочитати її пізніше. Або ви можете отримувати електронні листи від свого начальника, миттєво помітивши і позначені як важливі, просто створивши відповідні фільтри.

5. Зірки: Зірка поруч з певним електронним листом може бути натиснута, щоб показати, що це важливо.

Лабораторії

І тоді є лабораторії. Google дозволяє вам використовувати експериментальні функції та функції, які можна використовувати з вашим Gmail.

Вам потрібно буде ввімкнути Лабораторії для їх роботи. Для цього натисніть значок Gears, який ви бачите у верхній правій частині сторінки Gmail, та оберіть Налаштування. Шукайте вкладку Labs.

Щоб увімкнути певну функцію Labs, просто позначте перемикач, щоб увімкнути.

Mashable підібрано список заслуговуваючих на увагу лабораторій Gmail. У список входить:

Правий ручний чат: Чат G-Talk доступний у вашому вікні Gmail. За замовчуванням він знаходиться в лівій частині екрана. Праворуч чат дозволяє перенести вікно чату G-Talk у правий бік екрана. Ви знайдете це корисно, якщо хочете переглянути всі свої онлайн-контакти.

Попередній перегляд календаря: Якщо ви користуєтесь Календарем Google, щоб керувати своїм розкладом, і покладатися на це, щоб підтримувати ваші зустрічі, то ці лабораторії є чудовим доповненням до вашого електронного листа. Вам не потрібно захопити свій телефон або відкрити інше вікно, щоб дізнатись, чи є у вас доступ до цієї несподіваної кави, запросити свого друга, що просто випало в пошті.

Документ попереднього перегляду: Те саме, якщо ви використовуєте Документи Google. Цей попередній перегляд показує ваші найновіші доступні документи, що дозволяє вам натискати один, не залишаючи електронного листа.

Надіслати і архівувати: Якщо ви маєте справу з великою кількістю електронних повідомлень, можливо, ви захочете активізувати цю функцію. Це дозволяє автоматично архівувати повідомлення електронної пошти після того, як ви відповіли на нього.

Авто-Аванс: Ця функція дозволяє вам вирішити, що G-Mail зробить після того, як ви відповів або видалити електронне повідомлення. Чи слід відкрити наступне повідомлення або повернутися до вхідних?

Консервація відповіді: Якщо у вас є стандартна відповідь на деякі електронні листи, такі як відповідь на запит на пропозицію або введення вашої компанії, ви можете зберегти ці шаблони як консервативну відповідь. Коли ви отримуєте електронне повідомлення, ви можете просто натиснути на спадне меню "Запитані відгуки" та вибрати відповідну відповідь зі списку. Більше не набирати довгі повторювані електронні листи.

До них я би додав:

Скасувати відправлення: Якщо ви зрозуміли вчасно, що ви надіслали електронний лист неправильному одержувачу або якщо ви щось забули, ви все одно можете перестати його надсилати. Єдине обмеження полягає в тому, що у вас є лише кілька секунд після відправлення електронної пошти, щоб скасувати його.

Піктограма автентифікації для перевірених відправників: Він працює лише для Paypal та eBay, але ці лабораторії можуть допомогти вам розібратися в фішингових шахрайствах, повідомляючи вас, якщо електронне повідомлення походить від авторизованих відправників чи ні.

Тим не менш потрібні ще кілька надбудов, які допоможуть вам керувати вашим Gmail? Потім прочитайте та спробуйте ці інструменти, як це рекомендовано Дані Фанкхаузер за допомогою Mashable:

6. BananaTag. Якщо ви хочете дізнатись, чи відкрив ваш начальник електронний лист, який ви надіслали із запитом на нараду, щоб обговорити збільшення вашої заробітної плати, тоді ви повинні використовувати Bananatag.Це дуже схоже на те, що маркетологи електронної пошти використовують, щоб побачити, хто відкриває їх електронною поштою та отримує показники та дані з своїх кампаній електронної пошти. Тепер ви можете використовувати його безкоштовно зі своїм обліковим записом Gmail, до п'яти електронних повідомлень.

7. Надіслати з Gmail. Чи не дратує вас, як ви бачите адресу електронної пошти на веб-сайті, і ви натискаєте на неї лише для того, щоб мати Microsoft Outlook або інші клієнти електронної пошти, які ви не використовуєте спливаючі вікна? За допомогою цього розширення Chrome цей клік приведе вас до нової вкладки, яка дозволить вам створити електронну пошту за допомогою вашого облікового запису Gmail.

8. Допоміжний. Ви ніколи не замислювалися про те, що конкретний контакт говорить на Twitter або Facebook? Ви можете використовувати цей плагін для браузера, щоб показати контакти Twitter, LinkedIn та Facebook. Це свого роду страшне по-вуйєристичному виду.

9. Відкласти. Для тих, хто користується ADD, як я (поглянь, щось блискуче) цей інструмент діє як кнопка відкладання на новому завданні, яке вас зацікавило, щоб ви могли пізніше повернутися до нього. Ви можете встановити певну годину або день. Коли настане призначений час, ви отримаєте сповіщення, яке дозволить вам або відкрити електронне повідомлення, так і запланувати його ще раз.

10. Таймер пошти для Gmail. Mail Timer для Gmail дозволяє вам переходити до наступного електронного листа, якщо ви витрачаєте 2 хвилини на ньому. Це також говорить вам, коли у вас залишилося 30 секунд. Відмінно підходить для того, щоб дисциплінувати себе, щоб не витрачати забагато часу на одну електронну пошту. Також здорово, якщо ти не настаєш на день, і ти шукаєш справжнього виклику. Звичайно, ви завжди можете відкласти це, якщо у двох хвилин не вистачає часу!

11. Бумеранг. Цей плагін дозволяє планувати надсилання електронних листів пізніше.

12. KeyRocket. Якщо ви хочете, щоб ваша голова оточувала численні ярлики, які Gmail має допомогти вам завоювати потік електронної пошти, то вам просто потрібно встановити KeyRocket, щоб ви знали про ярлики для речей, які ви робите в Gmail. Наприклад, якщо ви просто намагалися створити новий електронний лист, натиснувши кнопку створення, він з'явиться та скаже вам, що ви можете просто натиснути C для цього. Звичайно, ви повинні вмикати ярлики на вкладці Налаштування.

13. Attachments.me. Цей плагін дозволяє просто вставити файл, який ви зберігаєте в Google Диску, Box, Dropbox або інших службах зберігання в хмарі, на свій електронний лист, замість того, щоб витрачати час на завантаження.

14. Робоча група. Якщо ви хочете розглядати електронні листи як елементи у списку справ, то Taskforce - для вас. Цей плагін перетворює вашу електронну пошту на завдання або просто додає його до існуючого завдання.

15. Gmail Notifier. Якщо ви вже протягом тривалого часу використовували настільні клієнти для своїх електронних листів, ви оціните Gmail Notifier, щоб повідомити вас про нові повідомлення в папці "Вхідні" Gmail.

Дуже багато, ти думаєш? Всі ці плагіни, разом узяті, можуть бути переважними, але вони полегшують життя з Gmail. Крім того, вам не потрібно їх використовувати. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати ті, що вам дійсно потрібні, і ті, які будуть дуже корисні для вас і вашого бізнесу.

Оновлення: Райан з Cash Money Life згадував Sanebox в коментарі нижче. Ознайомтеся з оглядом свого Sanebox для отримання додаткової інформації.

Коментарі На Сайті: